Kesalahan Fatal dalam Swakelola dan Cara Menghindarinya

Swakelola merupakan salah satu metode pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dirancang untuk memberikan fleksibilitas, efisiensi, serta peningkatan kapasitas internal. Namun dalam praktiknya, swakelola justru menjadi sumber temuan audit yang signifikan apabila tidak dikelola dengan benar.

Banyak Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), maupun tim pelaksana swakelola beranggapan bahwa swakelola lebih sederhana dibandingkan pengadaan melalui penyedia. Persepsi inilah yang sering menjerumuskan pada kesalahan fatal dalam swakelola—kesalahan yang berdampak pada temuan administratif, pengembalian kerugian negara, hingga konsekuensi hukum.

Mengapa Kesalahan dalam Swakelola Sering Terjadi?

Kesalahan dalam swakelola umumnya disebabkan oleh beberapa faktor utama, antara lain:

• Kurangnya pemahaman regulasi swakelola

• Fokus pada output tanpa memperhatikan proses

• Lemahnya pengendalian internal

• Dokumen disusun sekadar formalitas

• Tidak adanya checklist dan pengujian dokumen

Padahal, dalam perspektif auditor, swakelola dinilai dari kesesuaian proses, bukan hanya hasil.

Kerangka Regulasi Swakelola yang Wajib Dipatuhi

Pelaksanaan swakelola wajib mengacu pada regulasi pengadaan barang dan jasa pemerintah, antara lain:

• Perpres Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

• Perpres Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Perpres 16/2018

• Peraturan LKPP Nomor 3 Tahun 2021 tentang Pedoman Swakelola

Regulasi resmi tersebut dapat diakses melalui situs Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP):
👉 https://www.lkpp.go.id

Ketidaksesuaian antara praktik swakelola dan regulasi inilah yang paling sering menjadi dasar temuan audit.

Kesalahan Fatal Pertama: Salah Menetapkan Jenis Swakelola

Salah satu kesalahan paling mendasar adalah penetapan jenis swakelola yang tidak tepat (Tipe I, II, III, atau IV).

Dampak Kesalahan

• Metode pelaksanaan tidak sesuai regulasi

• Pihak pelaksana tidak sah

• Seluruh rangkaian kegiatan berpotensi dinyatakan cacat prosedur

Cara Menghindarinya

• Lakukan analisis kebutuhan secara tertulis

• Cantumkan dasar pemilihan jenis swakelola

• Pastikan pihak pelaksana sesuai ketentuan regulasi

Kesalahan Fatal Kedua: KAK Tidak Jelas dan Tidak Terukur

Kerangka Acuan Kerja (KAK) merupakan dokumen inti swakelola. KAK yang lemah hampir selalu berujung pada temuan audit.

Ciri KAK Bermasalah

• Output tidak terdefinisi jelas

• Indikator keberhasilan tidak terukur

• Tidak ada keterkaitan dengan RAB

Risiko Audit

• Output dinilai tidak jelas

• Kegiatan dianggap tidak memberikan manfaat

• Biaya dinilai tidak wajar

Solusi Praktis

• Susun KAK berbasis output dan outcome

• Gunakan indikator kuantitatif

• Sinkronkan KAK dengan RAB dan jadwal

Kesalahan Fatal Ketiga: RAB Tidak Berdasarkan Analisis Biaya

Rencana Anggaran Biaya (RAB) swakelola sering disusun dengan pendekatan “perkiraan kasar”, tanpa analisis rinci.

Kesalahan Umum pada RAB

• Tidak ada dasar perhitungan harga

• Komponen biaya tidak relevan

• Duplikasi atau pembengkakan anggaran

Dampak Audit

• Indikasi mark-up

• Koreksi nilai anggaran

• Potensi kerugian negara

Cara Menghindarinya

• Gunakan analisis biaya satuan

• Lampirkan dasar harga (standar biaya, survei pasar)

• Pisahkan biaya personel dan non-personel

Kesalahan Fatal Keempat: Tim Swakelola Tidak Sah atau Tidak Kompeten

Penetapan tim swakelola sering dianggap formalitas, padahal sangat krusial dalam audit.

Kesalahan yang Sering Terjadi

• Tidak ada SK tim

• Personel tidak sesuai kompetensi

• Tugas dan tanggung jawab tidak jelas

Risiko yang Timbul

• Pelaksanaan dinilai tidak sah

• Tanggung jawab tidak dapat ditelusuri

• Lemahnya pengendalian internal

Cara Menghindarinya

• Terbitkan SK tim sebelum pelaksanaan

• Tetapkan uraian tugas yang jelas

• Pastikan personel memahami perannya

Kesalahan Fatal Kelima: Dokumen Dibuat Setelah Kegiatan Selesai

Ini merupakan kesalahan klasik yang paling sering ditemukan auditor.

Mengapa Ini Berbahaya?

• Dokumen kehilangan validitas waktu

• Sulit dibuktikan kebenarannya

• Dinilai sebagai rekayasa administratif

Contoh Dokumen Bermasalah

• Laporan harian

• Daftar hadir

• Berita acara

Solusi

• Susun dokumen secara real time

• Terapkan sistem checklist sejak awal

• Lakukan monitoring berkala

Kesalahan Fatal Keenam: Tidak Ada Pengendalian dan Monitoring

Swakelola tanpa pengendalian ibarat berjalan tanpa rem.

Dampak Kurangnya Pengendalian

• Penyimpangan tidak terdeteksi

• Keterlambatan tidak terdokumentasi

• Output tidak sesuai rencana

Cara Menghindarinya

• Susun jadwal monitoring

• Buat laporan kemajuan berkala

• Libatkan PPK secara aktif

Kesalahan Fatal Ketujuh: Laporan Akhir Tidak Mencerminkan Fakta

Laporan akhir sering dibuat normatif dan tidak mencerminkan kondisi riil pelaksanaan.

Masalah Umum

• Tidak ada evaluasi hasil

• Tidak membandingkan rencana dan realisasi

• Minim bukti pendukung

Dampak Audit

• Laporan dinilai tidak andal

• Output sulit diverifikasi

• Akuntabilitas rendah

Solusi

• Sajikan data faktual

• Lampirkan dokumentasi output

• Jelaskan deviasi dan tindak lanjut

Ringkasan Kesalahan Fatal dan Solusinya

Pendekatan Swakelola Audit-Ready sebagai Solusi

Seluruh kesalahan fatal di atas pada dasarnya dapat dicegah dengan pendekatan perencanaan, penyusunan, dan pengujian dokumen secara menyeluruh.

Pendekatan ini dibahas secara mendalam dalam artikel pilar:
👉 Bimbingan Teknis Praktikum Swakelola 360° Audit-Ready: Praktik Penyusunan dan Pengujian 20 Dokumen Swakelola (F-01 s.d. F-20)

Melalui pendekatan 360°, setiap dokumen tidak hanya disusun, tetapi diuji konsistensi, kelengkapan, dan kesiapan auditnya.

FAQ Seputar Kesalahan Swakelola

1. Apakah semua kesalahan swakelola berujung temuan audit?
Tidak selalu, tetapi kesalahan mendasar hampir pasti menjadi catatan atau temuan.

2. Kesalahan apa yang paling sering ditemukan auditor?
KAK tidak jelas, RAB tidak wajar, dan dokumen dibuat setelah kegiatan.

3. Apakah swakelola lebih berisiko dibanding penyedia?
Risikonya berbeda. Swakelola sangat bergantung pada kekuatan dokumen dan pengendalian internal.

4. Bagaimana cara paling efektif menghindari kesalahan swakelola?
Dengan menggunakan checklist dokumen, monitoring rutin, dan pengujian audit-ready sejak awal.

Penutup

Kesalahan fatal dalam swakelola bukan hanya persoalan teknis, tetapi mencerminkan lemahnya tata kelola dan pengendalian. Dengan memahami titik-titik rawan kesalahan serta menerapkan pendekatan sistematis dan teruji, swakelola dapat menjadi metode pengadaan yang aman, akuntabel, dan bernilai tambah.

Tingkatkan kapasitas, rapikan dokumen, uji kesiapan audit, dan pastikan seluruh tahapan swakelola berjalan sesuai regulasi agar setiap kegiatan benar-benar terlindungi dari risiko temuan dan konsekuensi yang tidak diinginkan.